作者：劉冰 專利工程師
專利代理工作本質(zhì)上屬于法律服務(wù)工作。從服務(wù)工作本身而言，溝通可以挖掘需求、完善需求、確認(rèn)需求、提高效率、強(qiáng)化質(zhì)量，是服務(wù)工作中必須的環(huán)節(jié)。尤其在專利代理人與發(fā)明人之間，有效的溝通對專利撰寫質(zhì)量和專利撰寫速度有巨大的推動作用。
下面針對專利代理人如何與發(fā)明人溝通進(jìn)行詳細(xì)闡述。
從心理學(xué)角度而言，溝通包括意識和潛意識兩個層面，而且意識只占1%，潛意識占到99%。因此，有效的溝通必然是在潛意識層面的，有感情的，真誠的溝通。通常為了讓客戶在潛意識中能認(rèn)可我們的付出，從心理上能接受并贊賞我們的服務(wù)，專利代理人需要在以下幾個方面做好工作：
1、溝通前，要做好充分準(zhǔn)備。例如，代理人在溝通前需要仔細(xì)閱讀發(fā)明人提供的交底材料，最好做到多遍閱讀：
第一遍閱讀：a、了解交底材料中的核心，即：該方案針對什么技術(shù)問題，采用了什么技術(shù)手段，達(dá)到了什么樣的技術(shù)效果；
b、對于交底材料中不完善、不清楚、不確認(rèn)的信息進(jìn)行批注。
第二遍閱讀：解決第一遍閱讀中的批注問題，需要代理人進(jìn)行簡單的查閱、檢索，尤其是針對基礎(chǔ)知識，例如：GOA意思；在檢索過程中，可檢索客戶以往申請過的專利，了解到公司技術(shù)的創(chuàng)新程度，以及撰寫風(fēng)格等信息，對后續(xù)撰寫有一定的幫助。
第三遍閱讀：將前兩遍中的批注進(jìn)行總結(jié)和拆分，例如：哪些技術(shù)特征是重要且難以理解的；哪些技術(shù)特征的描述是有問題，需要和客戶解釋一下的。
經(jīng)過多遍閱讀和整理，基本可以對交底材料情況做到心中有數(shù)，這樣后續(xù)能夠與發(fā)明人很順暢的進(jìn)行溝通。
由上述可知，這一方面是代理人最需要花時間的地方，因?yàn)闆]有經(jīng)過認(rèn)真的準(zhǔn)備，溝通時的思路和語言是混亂的、沒有條理的，抓不到重點(diǎn)的，這樣導(dǎo)致在撰寫中無法把握重點(diǎn)特征，還需要再次反復(fù)溝通，會給客戶一種非常不專業(yè)的印象。而精心準(zhǔn)備過的溝通，使得代理人能夠在這一步就對權(quán)利要求的布局、說明書的拓展做到心中有數(shù)，且在溝通過程中直接可以引導(dǎo)發(fā)明人補(bǔ)充額外的技術(shù)特征，甚至挖掘出新案。
2、溝通中，與發(fā)明人確定該案的核心問題，并與發(fā)明人在該案的一些細(xì)節(jié)或存在的問題上，達(dá)成一致，并提出對應(yīng)的解決辦法。其中，在實(shí)際溝通過程中交底材料會存在兩種極端情況：
第一種情況：交底材料非常簡單，代理人基本能夠完全理解，但還是建議用簡單的語言再和發(fā)明人確認(rèn)一遍，一方面讓發(fā)明人覺得你是懂方案的；另一方面能夠在溝通過程中，期望發(fā)明人補(bǔ)充一些材料或添加一些其它的技術(shù)特征。
其中，在與發(fā)明人溝通讓補(bǔ)充材料或添加技術(shù)特征時，往往會遇到發(fā)明人無法補(bǔ)充的情況，這時需要代理人針對該技術(shù)方案引導(dǎo)發(fā)明人進(jìn)行技術(shù)擴(kuò)展。
案例：凈水器用于過濾水，管路中必定留有水，會滋生細(xì)菌，為解決這一技術(shù)問題，加入旁通的熱風(fēng)機(jī)為管路烘干，避免滋生細(xì)菌。
可以看出，本方案針對的技術(shù)問題是如何避免管路滋生細(xì)菌，技術(shù)手段是管路旁通熱風(fēng)機(jī)，技術(shù)效果是烘干了管路中的水分，從而防止滋生細(xì)菌。
此方案很明顯可以看出創(chuàng)造性不夠，那么在和發(fā)明人溝通過程中，可以委婉的表達(dá)此方案的創(chuàng)造性不高，然后溝通是否有其他沒寫入交底材料的技術(shù)特征，若沒有，代理人可根據(jù)檢索到的對比文件或資料進(jìn)行拓展，也可根據(jù)此方案可能會帶來的問題進(jìn)行拓展，例如，在管路進(jìn)水的時候?qū)犸L(fēng)機(jī)會不會造成影響，這樣發(fā)明人就可以順著問題的思路去解答，給出一個方案，例如：管路進(jìn)水時，旁通熱風(fēng)機(jī)與水的管路需要加閥門密封，在進(jìn)水的時候必須確保水流不會進(jìn)入熱風(fēng)機(jī)。
第二種情況：交底材料非常難懂，代理人可以先檢索客戶及其競爭對手以往申請過的與本技術(shù)相關(guān)的專利，進(jìn)行初步理解，然后把自己理解的技術(shù)方案與發(fā)明人進(jìn)行確認(rèn)，如果發(fā)明人認(rèn)同，后面代理人可表明自身技術(shù)水平的局限性，讓發(fā)明人具體講講交底材料的技術(shù)，以便于充分理解此方案；如果發(fā)明人不認(rèn)同，他則會自行講解方案，此時代理人需要仔細(xì)聽，然后記錄，不要礙于情面不懂裝懂，爭取一次性弄懂，最后還要對發(fā)明人的耐心講解表示感謝。
進(jìn)一步地，在初步檢索就已經(jīng)檢索到了比較接近的對比文件，影響該案的新創(chuàng)性問題時，需要引導(dǎo)發(fā)明人針對對比文件，進(jìn)行討論，做一些針對性的規(guī)避設(shè)計(jì)，不建議直接告知客戶撤案。同時，還要注意，如果發(fā)生上述情況，一定要與發(fā)明人和專利工程師進(jìn)行溝通并確認(rèn)。
3、溝通形式，主要包括電話溝通、郵件溝通及面對面溝通等，代理人在工作過程中常用電話溝通和郵件溝通這兩種，下面針對這兩種溝通形式進(jìn)行主要闡述：
電話溝通：
a、確認(rèn)彼此身份，與發(fā)明人/專利工程師電話溝通時，要先確認(rèn)對方的身份，在確認(rèn)對方身份時，需使用尊稱，不要直呼發(fā)明人的名字，例如，請問您是張某某張工/老師/經(jīng)理嗎？然后介紹自己是某某專利事務(wù)所的代理人。
b、說明打電話的原因，如：您有個專利申請是我負(fù)責(zé)的，告知其發(fā)明名稱，并說明關(guān)于這個專利，你需要向他請教一些問題，讓對方了解你的目的。
c、確認(rèn)發(fā)明人當(dāng)下是否有時間：
若有時間，則先與發(fā)明人確認(rèn)核心技術(shù)點(diǎn)，然后再讓發(fā)明人幫忙解答批注的問題，在發(fā)明人解答一個問題后，要給發(fā)明人一個正面反饋；
若發(fā)明人當(dāng)下較忙，而案子很簡單，為了不影響案子的進(jìn)度，可以和發(fā)明人商量，讓發(fā)明人給出兩三分鐘時間，然后快速簡潔問出問題；
若發(fā)明人當(dāng)下較忙，而案子較復(fù)雜，則需要和發(fā)明人再次確定溝通時間，最好是電話溝通，因?yàn)猷]件時效性較差。
d、溝通完要感謝對方。
e、在溝通過程中需要記錄，可以寫在交底書中，也可電話錄音，避免忘記，就重復(fù)的問題打擾發(fā)明人的情況。
注意：
1）、電話溝通時，語氣要和善，不要帶情緒，分貝適當(dāng)降低，以建立和諧的溝通橋梁；
2）、不要在溝通時，直接否定/打斷發(fā)明人，可以在發(fā)明人說完之后，提出自己的疑惑，要善于傾聽；
3）、不要用差、不好、亂等不禮貌的詞語評價發(fā)明人的方案，要多站在對方的角度，多肯定、贊美。
郵件溝通：
電子郵件一般包括：信頭、主題、稱謂、正文、簽名檔，以及附件六個部分，盡量做到能夠讓雙方的相關(guān)人員，如雙方的流程，案件審核和管理人員等，知曉該案的進(jìn)度和溝通情況。
在使用電子郵件溝通方案或補(bǔ)充資料時，明確地指出需要溝通的內(nèi)容或需要補(bǔ)充的細(xì)節(jié)，不要給發(fā)明人一個大概范圍，最直接、最具體地向?qū)Ψ教岢鲆螅菀捉鉀Q問題。例如，面對同樣的問題，代理人在郵件中指出“請解釋實(shí)施例一中的工作原理”，發(fā)明人就根本無從下手；反而向發(fā)明人指出，“請解釋實(shí)施例中A與B之間如何實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)動連接，B如何帶動C實(shí)現(xiàn)繞A的軸線擺動”，這種方式更加具體，發(fā)明人更容易理解，補(bǔ)充的材料也更能夠解決問題。
注意：
1）、稱謂需要使用尊稱，例如：某老師/經(jīng)理；
2）、在郵件正文建議代理人突出顯示下列時間節(jié)點(diǎn)信息，例如：發(fā)明人補(bǔ)充資料的最晚期限，并適當(dāng)說明要求期限的原因；
3）、正文部分要附上自己的聯(lián)系方式，以便隨時溝通。
總結(jié)：溝通是人與人之間進(jìn)行信息交流的必要手段，是一門學(xué)問、一門藝術(shù)，良好的溝通技巧能讓溝通者得到想要的信息，并且能增進(jìn)雙方的了解，讓雙方在心情舒暢中達(dá)成共識。專利代理人的成長之路上務(wù)必重視對溝通能力的培養(yǎng)和提升，以更好地以自身的專業(yè)技能服務(wù)于社會。