作者：王軍麗

專利代理師負責(zé)專利內(nèi)在構(gòu)建的實質(zhì)性問題，流程人員負責(zé)處理過程中遇到的程序性問題，雙方相互配合，明確職責(zé)，做到實質(zhì)性和程序性工作的有機統(tǒng)一。如果說專利代理師是專利事務(wù)所中吹響號角的沖鋒隊，那專利流程人員一定是后方強大的后援團。

專利流程崗位偏文職，卻又和傳統(tǒng)文職工作不同，其不僅僅要求掌握強大的辦公軟件技能，還需要熟悉甚至了如指掌專利代理各個環(huán)節(jié)的所有細節(jié)流程，稍有差池就可能導(dǎo)致一件專利由“生”到“死”。所以對于專利流程人員而言，一方面因為事務(wù)性的工作繁瑣冗雜，所以要求時刻保持頭腦清晰，做事干凈利索且準(zhǔn)確無誤；另一方面，又因?qū)＠鞒倘藛T不僅需要對接國家知識產(chǎn)權(quán)局，還需要對接企業(yè)，因此還需要具備一定的應(yīng)對能力。總之，流程人員必須在工作實踐中總結(jié)經(jīng)驗，才能化冗為簡，真正做好流程管理工作。

流程事務(wù)大致分為信息錄入、時限監(jiān)控、交局事務(wù)、文件轉(zhuǎn)達和整理、費用處理等五大板塊。

“信息錄入”是將客戶資料和案件信息錄入公司數(shù)據(jù)庫的過程。此處的“信息錄入”主要指來案信息錄入，即將案件處理過程中的各項信息錄入并分配到其他各個板塊中，以便流程部門按板塊進行分工協(xié)作。來案信息主要包括：客戶信息、案件信息、費用等。

其中，客戶信息包括：客戶名稱（如果是企業(yè)，名稱需要錄入詳細的工商登記名稱），客戶代碼（企業(yè)則為企業(yè)代碼，個人則為身份證號碼），以及，企業(yè)規(guī)模（區(qū)分大企業(yè)、小企業(yè)，為國際專利申請費用減緩提供依據(jù)）等。

“信息錄入”包括：案件類別、案號、案件處理人員、客戶要求、案件時限以及案件狀態(tài)等。案件類別包括專利案件、商標(biāo)案件、著作權(quán)案件、海關(guān)備案、調(diào)查類案件以及專利分析類案件。專利案件又細分為專利申請案（分國際申請和國內(nèi)申請）、審查意見答復(fù)案、復(fù)審案、無效案以及訴訟案等。商標(biāo)案又細分為商標(biāo)申請案、商標(biāo)異議案、商標(biāo)復(fù)審案以及商標(biāo)訴訟案等。其他類型案件在專利代理事務(wù)所日常處理案中所占數(shù)量不多，一般盡量不做進一步細分，只做一個大類別劃分，如調(diào)查類案件，盡管還可細分為取證類、公證類等不同事務(wù)，但為了方便流程管理，最好將其劃歸一個大類。案號一般由兩部分構(gòu)成，案號編碼與序號。案號編碼通常由英文字母構(gòu)成，其與案件類別相對應(yīng)，每種案件類別對應(yīng)一個特定的案號編碼，其通常包括多個英文字母，有時候一些特殊類型案號，可能還會夾雜一些符號于其中，但為了便于數(shù)據(jù)庫查找篩選，案號編碼應(yīng)盡可能簡單。序號通常由數(shù)字構(gòu)成，一般會將年份編于其中，年份后面是流水號。案號相當(dāng)于每個案件的身份代碼，有了這個身份代碼，才能將與其他案件區(qū)別開。案件處理人員通常由其他部門分配并提供，通常一個案件有多位案件處理人員，如，專利申請案，其會有一位主處理人員，還會有一位或多位案件審核人員，在錄入案件處理人員信息時要分別錄入，以便時限監(jiān)控和文件轉(zhuǎn)達時查找對應(yīng)人員?？蛻粢笸ǔＬ顚懺趥渥?，在處理各項流程事務(wù)時，要查看每個案件是否存在特殊要求，從而為客戶提供最貼心和定制化的服務(wù)。案件時限以及案件狀態(tài)將貫穿流程管理的各個階段，每個案件產(chǎn)生時都會對應(yīng)一個案件時限和一個案件狀態(tài)，案件狀態(tài)改變時，案件時限也將發(fā)生改變，案件終結(jié)時也將伴隨案件時限消除。信息錄入是所有流程工作的基礎(chǔ)，沒有信息錄入就如無米之炊，流程管理將無從下手。

“時限監(jiān)控”是事務(wù)所各項事務(wù)的“生命線”。流程人員的重要職責(zé)之一就是監(jiān)控各種時限，及時提醒相關(guān)人員完成各項事務(wù)。時限監(jiān)控大致分為兩大類，對外時限監(jiān)控和對內(nèi)時限監(jiān)控。

對外時限包括官方時限和客戶時限。官方時限一般是各種中間官文的處理時限，每種官文都有不同的官方期限，流程人員務(wù)必要清楚每種官文的期限計算方式，并將其準(zhǔn)確填寫在數(shù)據(jù)庫中。客戶期限是指客戶指定每個案件每個階段的完成期限。對于大客戶而言，通常都具有統(tǒng)一的合作規(guī)范，合作規(guī)范會針對不同類型案件指定不同的期限，而且不同的客戶合作規(guī)范不盡相同，流程人員在錄入客戶時限之前首先需要查看來案信息是否有特殊的期限要求，如果沒有特殊期限要求，就要查看是否具有合作規(guī)范，如果都沒有，那就參照行業(yè)一般的辦案期限要求來制定客戶時限。

對內(nèi)時限是事務(wù)所要求內(nèi)部人員的辦案時限。對內(nèi)時限通常都依據(jù)對外時限而制定。對于遞交官方之前的案件而言，對內(nèi)時限主要根據(jù)客戶指定的完成期限來制定。對內(nèi)時限要早于客戶指定時限，且一個客戶指定時限通常對應(yīng)幾個對內(nèi)時限，因為每個案件會分好幾個辦案階段。如主辦人員處理階段，內(nèi)部審核人員核稿階段，以及，客戶審核階段。每個階段都應(yīng)有相應(yīng)的對內(nèi)時限，一方面確保案件如期完成，另一方面也便于流程有針對性地管控時限，適時提醒相應(yīng)時間節(jié)點人員。對于遞交官方之后的中間官文案件而言，對內(nèi)時限則需要同時結(jié)合客戶時限和官方時限而制定，比如對于審查意見答復(fù)官文而言，首先根據(jù)官方發(fā)文日期計算官方時限，同時制定內(nèi)部的轉(zhuǎn)官文時限，轉(zhuǎn)官文后要根據(jù)客戶指定的答復(fù)期限制定內(nèi)部主辦人員辦案時限、內(nèi)部核稿時限以及客戶核稿時限，且這些所有時限都必須在官方時限之前。將時限錄入數(shù)據(jù)庫只是時限監(jiān)控的一部分，更重要的是要根據(jù)錄入的時限及時提醒相應(yīng)人員按時完成。設(shè)定軟件自動時限提醒是一種省時高效的時限監(jiān)控方式，如果沒有軟件自動提醒，則需要流程人員日常篩取時限表并逐一提醒相應(yīng)人員，且越靠近客戶時限和官方時限，提醒頻率應(yīng)越高，必要時輔以電話提醒的方式。

“交局事務(wù)”是指流程人員將文件遞交至官方的過程。隨著電子化辦公的普及，如今的交局工作基本都是通過遠程電子遞交。電子遞交要求文件符合特定版式，既可以選擇將文件內(nèi)容轉(zhuǎn)換成PDF格式以附件形式遞交，也可以選擇以拷貝方式將文件內(nèi)容拷貝至電子遞交軟件相應(yīng)文檔中。但不論是那種方式，檢查交局都是工作的重中之重。辦案人員交給流程人員的文件與流程人員遞交官方的文件必須要確保完全一致，否則一旦出錯，后果不堪設(shè)想。要確保不出錯，首先需要流程人員熟練并細致地完成各項交局文件；其次要將所有交局文件打印出來轉(zhuǎn)交相關(guān)辦案人員檢查并簽字；檢查簽字后的文件再交回流程自核，流程自核包括：核查是否具有客戶指示遞交信息，核查案件著錄項目信息是否有誤，核查文件有無缺漏，核查時限是否超期，還要核查電子和紙件文檔是否都已按照規(guī)定要求存檔等等。流程交局事務(wù)至關(guān)重要，再仔細都不為過，所以在處理這項事務(wù)時一定要秉承心無旁騖、一絲不茍的態(tài)度。

“文件轉(zhuǎn)達和整理”是流程事務(wù)中既瑣碎又繁重的一項職責(zé)。文件轉(zhuǎn)達通常是指官文轉(zhuǎn)達，但隨著無紙化辦公的推行，如今的官文大多采用客戶端自行下載的方式獲取，只有少部分官文是通過郵寄方式收取。所以官文轉(zhuǎn)達最基礎(chǔ)的工作就是官文下載，官文下載后要進行分類整理，再轉(zhuǎn)達給客戶并等待客戶進一步指示。特殊官文還需要同時郵件給相應(yīng)辦案人員，以便第一時間讓客戶與相關(guān)辦案人員對接，為客戶提供及時貼心的服務(wù)。

文件整理既包括紙件文件整理，又包括電子文件整理。雖然電子化辦公已經(jīng)相當(dāng)普及，但紙制文件仍然相當(dāng)重要，因為紙制文件更安全、更真實，其記錄的原始信息不易篡改，一旦形成，記錄載體與呈現(xiàn)信息永遠結(jié)合在一起，很難做到無痕跡修改，所以文件整理更多的工作重心在于紙制文件整理。文件整理通常發(fā)生在日常事務(wù)的每個環(huán)節(jié)，比如，在處理信息錄入時，要將所有來案信息掃描并存入電子檔同時打印入卷；在處理交局事務(wù)時，也要將所有交局文件及所有往來郵件存入電子檔同時打印入卷；同樣在進行文件轉(zhuǎn)達時，也應(yīng)將所有轉(zhuǎn)達文件和郵件存入電子檔同時打印入卷。可以說文件整理實際是一個附屬于其他事務(wù)的習(xí)慣動作，習(xí)慣一旦養(yǎng)成，文件整理就變得很自然、輕松。此外，文件整理還包括案卷整理，每個案子都應(yīng)有一份紙制案卷，紙制案卷應(yīng)分門別類存入卷庫，且歸類方式最好跟案號掛鉤，需要調(diào)取時，可根據(jù)案號查找相應(yīng)門、類即可輕松調(diào)取案卷。案卷調(diào)取也應(yīng)按照程序調(diào)取，流程部門需做好調(diào)取記錄，從而為案卷追尋提供依據(jù)。

文件整理和轉(zhuǎn)達雖然瑣碎繁重，但其也是流程事務(wù)至關(guān)重要的一環(huán)，流程人員在處理這一板塊任務(wù)時切不可掉以輕心。

“費用處理”是流程事務(wù)中最最繁重的一項職責(zé)。費用處理主要包括兩大類別，應(yīng)上交官方的待繳費用和應(yīng)向客戶收取的待收款項。待繳費用主要包括：專利費、商標(biāo)費和其他案件費，專利費包括：申請費（包括發(fā)明申請費、實用新型申請費和外觀申請費）、分案申請費、實審費、授權(quán)辦登費、專利年費、復(fù)審費、無效審查費以及著錄項目變更費等；商標(biāo)費包括商標(biāo)申請費、商標(biāo)異議費和商標(biāo)復(fù)審費等。其他費用包括：各類案件訴訟費、海關(guān)備案費及公證費等。待收款項與待繳費用相對應(yīng)，二者的不同之處在于，每個待繳費用加上對應(yīng)的代理費即為相對應(yīng)的待收款項。

費用處理說起來簡單，但做起來極其繁瑣。就拿專利年費來說，其應(yīng)在期限前兩個月通知客戶，也就是說，在此期限前應(yīng)將兩個月后應(yīng)繳納年費的所有案件篩選出來，再根據(jù)案件類別和交費年限計算待繳費用，發(fā)明、實用新型和外觀繳費標(biāo)準(zhǔn)各不相同，繳費年度不同，繳費數(shù)額也不同，還應(yīng)注意是否辦理了費用減緩，如辦理費用減緩則應(yīng)按減緩標(biāo)準(zhǔn)計算待繳費用。整理完年費待繳費用對應(yīng)的還需整理應(yīng)向客戶收取的待收款項，此費用要根據(jù)不同的客戶需求計算收取費用，有些客戶是按年度繳費，有些是按季度繳費，有些是按月繳費，對于這類客戶要按其要求定期做年費通知。在通知客戶時首要選擇的通知方式是郵件，在郵件得不到回應(yīng)時，應(yīng)電話或其他一切可能聯(lián)系到客戶的方式，確保務(wù)必通知到位。

事務(wù)所流程管理各個板塊之間并非完全獨立，而是相互交叉，想要高效又準(zhǔn)確的處理這些事務(wù)，需要明確又細致的人員分工和相互協(xié)作。而且事務(wù)所流程管理環(huán)節(jié)眾多，環(huán)環(huán)相扣，忽視或缺失任何一環(huán)都很容易造成嚴(yán)重的法律后果，所以流程人員務(wù)必兢兢業(yè)業(yè)、腳踏實地，才能勝任此崗。

以上是筆者以自身十多年的流程經(jīng)驗對事務(wù)所流程崗位中的主要職責(zé)作的簡單梳理，因每個專利事務(wù)所流程管理方式會有所不同，故本文僅供參考。