作者：王怡萱 專利工程師

對于專利代理師而言，高效率高質(zhì)量地撰寫專利可以體現(xiàn)一個專利代理師的能力也可以提升代理師所在代理所的品牌形象，并且高效率撰寫高質(zhì)量專利文件也可以更快實現(xiàn)自我提升。但是，在專利工作實操過程中還是有可能會存在一些問題。例如：交底書看了幾天都看不明白；交底書看懂了但是就是無法形成技術(shù)方案；這個案子都已經(jīng)改到第五、六稿了，浪費了寶貴的申請時效；明明每天都在忙，卻很長時間就寫了一個案子，導(dǎo)致后續(xù)案子要面對更多對比文件。

以上這一系列令人沮喪的問題，歸根結(jié)底大致可以用一句話概括：低質(zhì)量導(dǎo)致低效率，低效率又導(dǎo)致低質(zhì)量。如果反過來思考，就可以引出專利代理師行業(yè)中的一個推斷：高質(zhì)量=高效率。下面我們從論證上述推斷開始，淺談一下如何高效率高質(zhì)量撰寫專利。

一、一般來說，專利工作中高質(zhì)量=高效率

1.高質(zhì)量意味著少犯錯，而犯錯容易嚴(yán)重降低效率。

在專利撰寫中，錯誤的多少通常會影響專利質(zhì)量，還可能會延長專利的定稿時間。因此，每多一個錯誤就意味著客戶需要更多時間指正，進(jìn)而就意味著代理師需要更多時間修改，還有可能意味著更多次返稿，而這可能是很多專利代理師高效工作的較大阻礙。

可見，對于專利代理師來說，減少錯誤是提高撰寫質(zhì)量和效率的重中之重。那么，如何能夠做到減少錯誤呢？有一個相對簡單也是相對有效的辦法：復(fù)盤。從《論語·學(xué)而》的“吾日三省吾身”到作為聯(lián)想公司的“三大方法論之一”，復(fù)盤自古以來就是一個重要的工具。

一般來說，復(fù)盤主要分為四大步驟：回顧目標(biāo)、評估結(jié)果、分析原因、總結(jié)經(jīng)驗，其中每一個步驟又可以細(xì)化成若干個流程。一個完整復(fù)盤帶來的效果不僅僅是避免重復(fù)錯誤，還有助于發(fā)現(xiàn)新知識和新思路，對于專利代理師自我提升具有很大意義。這里推薦一本書，書名就叫《復(fù)盤》，書中結(jié)合實際案例具體闡述了如何將復(fù)盤應(yīng)用于工作之中。

2.高效率的基礎(chǔ)是撰寫過程順暢，而一件撰寫過程順暢的申請文件質(zhì)量往往不會差。

專利撰寫大致可以分為通讀交底書、檢索對比文件、與發(fā)明人確認(rèn)技術(shù)方案、撰寫申請文件以及根據(jù)客戶的修改意見修改申請文件等幾大部分。由于專利撰寫過程通常高度線性（無法跳過某一步驟去執(zhí)行后續(xù)步驟），因此，任何一個步驟出現(xiàn)障礙都可能會影響專利整體質(zhì)量，還容易造成工作全面停滯，進(jìn)而降低工作效率。而高效率就意味著為申請文件獲取更早的申請日，更早的申請日對于一項專利來說非常重要。

例如，代理師在通讀交底書時未能快速定位交底書中的技術(shù)問題，在反復(fù)閱讀交底書以及不斷地自我懷疑之后，雖然找到了技術(shù)問題，但是也猶豫不定，故與發(fā)明人進(jìn)行了電話溝通。但是在溝通過程中又因為自己對交底書中公知常識檢索不充分造成溝通障礙，導(dǎo)致溝通之后似懂非懂，進(jìn)而又需要與發(fā)明人再次溝通。這種過程下產(chǎn)生的專利質(zhì)量很難令人信服，同時也極大降低工作效率，還浪費發(fā)明人寶貴的時間。

要避免出現(xiàn)這種情況，最好的辦法就是制定工作流程并嚴(yán)格執(zhí)行。例如：

在上述流程圖中，若有一環(huán)無法完成，盡快聯(lián)系發(fā)明人進(jìn)行確認(rèn)是較好的解決辦法。另外，在聯(lián)系發(fā)明人之前最好對交底書中的公知常識進(jìn)行檢索，以保證交流過程順暢。

需要注意的是，同樣的流程并不一定適合每個人，上述流程只是示例性示出，最好自己設(shè)計流程，并在工作中不斷完善，以發(fā)現(xiàn)適合自己的最好流程。最好的流程不一定是效率最高的，而是可以被長期執(zhí)行的。

二、熟悉你的生產(chǎn)工具

工欲善其事必先利其器。電腦是專利代理師的生產(chǎn)工具，電腦的狀態(tài)和代理師對其熟練程度往往直接或間接影響著專利代理師的工作質(zhì)量和效率，以下這些小技巧有助于代理師更好地完成工作。

1.讓自己的電腦保持流暢。

一臺卡頓的、莫名彈窗的電腦不僅容易影響工作效率，還有可能打斷寶貴的思路，影響使用者的狀態(tài)。

平時在使用電腦的過程中，安裝應(yīng)用時應(yīng)盡量避免使用來路不明的安裝包，在安裝過程中避免勾選自己不需要的模塊或應(yīng)用；避免接入來路不明的U盤，最好關(guān)閉U盤自動讀取；卸載使用不到的應(yīng)用程序，不需要開機自動啟動的應(yīng)用程序盡量禁止其自啟動；根據(jù)情況對磁盤進(jìn)行碎片整理，以加快系統(tǒng)響應(yīng)速度。如果電腦反應(yīng)過慢但自己沒有能力處理，應(yīng)及時尋求幫助。

2.如果使用拼音輸入法，請為你的輸入法增加詞庫。

在專利代理師日常工作中，經(jīng)常需要輸入技術(shù)用語，輸入法自帶的詞庫一般很難滿足需求，導(dǎo)致輸入法經(jīng)常聯(lián)想不到位需要手動選字，不僅影響錄入效率還容易產(chǎn)生錯別字。

幾乎所有的技術(shù)領(lǐng)域都有其對應(yīng)的專業(yè)詞庫，專利代理師可根據(jù)自己的需求為輸入法增加必要的詞庫。另外，專利代理師還可以根據(jù)日常撰寫工作中的常用詞、常用句進(jìn)行自定義詞庫，這樣可以減少相同內(nèi)容的重復(fù)輸入，進(jìn)而在一定程度上提升撰寫效率。

3.合適的顯示器亮度可以讓你的眼睛更輕松，大腦更清醒。

專利代理師日常工作中需要長時間面對屏幕。過高的亮度不僅會讓眼睛更快疲勞，還會過度刺激神經(jīng)，容易誘發(fā)眼花、頭疼、焦慮等諸多健康問題，過低的亮度也不利于健康工作，使用合適的亮度會大大改善專利代理師工作體驗。調(diào)節(jié)顯示器亮度可以參考以下方法：對于文檔工作者，應(yīng)先將顯示器亮度調(diào)至最低，再逐步調(diào)高，直至達(dá)到可以滿足輕松辨識顯示內(nèi)容的最低亮度。

三、時間管理是專利代理師的基本功

時間管理所要解決的本質(zhì)問題是如何安排時間以使得收益最大化。對于專利代理師而言，可以分為兩個層面：即如何平衡工作中各項事務(wù)的時間占比以使得總效率最大化，以及如何平衡工作和其他生活內(nèi)容的時間占比以使得職業(yè)生涯總效率最大化。

1.如何平衡工作中各項事務(wù)的時間占比。

很多專利代理師認(rèn)為，工作內(nèi)容的核心在于內(nèi)容撰寫，因此對撰寫時間投入慷慨大方，但對前置工作（例如溝通方案、檢索和布局）錙銖必究，盡量壓縮時間以盡快開始內(nèi)容撰寫。這樣的方式不能說一定錯誤，但常常會事與愿違，由于前期工作沒有做到位，在撰寫內(nèi)容過程中會不斷遇到障礙?？此剖窃谧珜憙?nèi)容，其實其間穿插了很多在做前置工作時應(yīng)該完成的工作內(nèi)容，很多時候效率并不會高，還有可能降低專利工作的完成質(zhì)量。

需要認(rèn)識到，每一個步驟都具有同等的重要性，不能因為一個步驟用時少就不重視。相反，對于用時少的步驟應(yīng)更加重視，因為投入單位時間的收益更高。如果常常在撰寫內(nèi)容過程中感受到不順利，可以試著調(diào)整時間分配比例，可能會改善整體撰寫過程效率，提高撰寫質(zhì)量。

2.如何平衡工作和其他生活內(nèi)容的時間占比。

健康的身體和良好的精神狀態(tài)是工作高效率和高質(zhì)量的根本基礎(chǔ)。專利代理師的工作是創(chuàng)造性工作，個人的身體和精神狀態(tài)會極大影響工作效率和質(zhì)量。

要保持健康的身體和良好的精神狀態(tài)，可以著重在睡眠、飲食和運動這三個性價比最高的方面進(jìn)行時間投入。例如，每周進(jìn)行3次不少于30分鐘的鍛煉；盡量避免長期食用高鹽飲食，注意飲食的葷素搭配；合理安排工作時間，避免絕限期前瘋狂加班。無論多好的方法和計劃，都要配合四個字使用——長期執(zhí)行。

四、不斷地學(xué)習(xí)才能讓效率和質(zhì)量突破上限

最后，需要著重說明的是，上述討論只能讓專利代理師更多地發(fā)揮出自身固有的能力，只有學(xué)習(xí)才能突破上限，達(dá)到更高的高度。學(xué)習(xí)新技術(shù)，學(xué)習(xí)新技巧，學(xué)習(xí)新思路，專利代理師要面對日新月異的技術(shù)，面對不斷完善的市場，有太多需要學(xué)習(xí)的知識。

而每一份交底書都是一份好的學(xué)習(xí)資料，如果交底書中有新出現(xiàn)的知識或不懂的技術(shù)領(lǐng)域，可以通過現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)工具進(jìn)行深入地學(xué)習(xí)，在縱向?qū)W習(xí)的過程中可能還會發(fā)現(xiàn)一些需要橫向?qū)W習(xí)的知識。而代理師就是在這樣不斷學(xué)習(xí)不斷進(jìn)步的過程中，更好地擴展自己的知識面，提升自己理解交底書的速度。

只有當(dāng)代理師對交底書中的技術(shù)內(nèi)容理解了、吃透了，才能更快更好地撰寫出貼合發(fā)明點的專利文件。因此，不斷地學(xué)習(xí)是提升代理師撰寫效率以及撰寫質(zhì)量的必要條件。